Simplifier le suivi des contrats d’apprentissage pour les organismes de formation, les employeurs et les équipes du CFA : c’est l’ambition d’ARFA Connect. Lancée par le CFA ARFA en juillet dernier, cette plateforme collaborative intègre l’intelligence artificielle et répond aux spécificités d’un CFA hors les murs. Pensé au départ comme une simple évolution des outils existants, le projet a pris une tout autre dimension. Benoît Cayron-Renaux, directeur du CFA ARFA, Joëlle Andrianarijaona, référente qualité, et Vanessa H. Mohit, fondatrice de Dr. Bizz, racontent les coulisses de cette aventure collective.
Une ambition : simplifier le quotidien !
« L’outil qui va simplifier votre vie. » Pour résumer ARFA Connect, le trio répond d’une seule voix. Simplifier le quotidien des équipes administratives des organismes de formation et des employeurs, tout en fluidifiant le travail des équipes de l’ARFA : voilà le cap que les trois partenaires fixent dès le départ.
À l’origine, le CFA ARFA pilote le suivi des contrats d’apprentissage à l’aide de tableurs que partagent les organismes de formation, les employeurs et les équipes du CFA. Soucieux de faire gagner du temps à chacun, Benoît Cayron-Renaux lance un appel sur LinkedIn pour trouver un prestataire capable d’optimiser ces outils.
Les experts qui lui répondent l’encouragent à voir plus grand : plutôt qu’améliorer l’existant, pourquoi ne pas créer une solution entièrement nouvelle ? Joëlle Andrianarijaona lui présente alors Vanessa H. Mohit, architecte de solutions. Le trio se forme et donne naissance à un projet qui dépasse les ambitions initiales.
« Mon objectif principal, c’était de créer une solution qui allait faire économiser beaucoup de temps aux usagers de l’ARFA »
explique Vanessa H. Mohit, qui a baptisé l’outil.
Le principe est limpide : tout le monde travaille au même endroit. Organisme de formation, entreprise et CFA complètent chacun leur partie dans un dossier unique, en temps réel. Plus de 70 tableurs laissent place à une seule plateforme. La gestion documentaire est intégrée : en un écran, les équipes accèdent à l’ensemble des pièces nécessaires à leurs vérifications. Les tâches récurrentes sont automatisées, pour libérer du temps sur les missions à forte valeur ajoutée.
L’intelligence artificielle est au cœur du dispositif. Elle a servi à développer l’outil lui-même, et elle pré-vérifie aujourd’hui les documents fournis en leur attribuant un statut. Une innovation qui renforce le contrôle réglementaire, sans jamais remplacer l’expertise humaine.
« Ce sont nos équipes qui valident, qui contrôlent, qui ont la main sur le dernier bouton »
souligne Joëlle Andrianarijaona.
Surtout, ARFA Connect a été pensé pour le modèle singulier de l’ARFA. « Les solutions du marché sont conçues pour des organismes de formation dans les murs », rappelle la référente qualité. « L’ARFA est un CFA hors les murs : on ne gère pas des formateurs, on gère des organismes de formation. » Cette spécificité est intégrée au cœur de l’outil, qui s’adaptera aussi à toutes les évolutions réglementaires à venir.
Une aventure collective aux résultats déjà visibles
Si ARFA Connect répond aussi précisément aux besoins, c’est parce qu’il a été co-construit avec ceux qui l’utilisent. Recueil des besoins, tests, ajustements : les équipes ont été associées à chaque étape.
« L’outil a vraiment été co-construit avec toutes les parties prenantes », insiste Benoît Cayron-Renaux. « Tout le monde a donné son avis, et c’est ce qui permet d’avoir un outil qui répond complètement au projet. »
Vanessa H. Mohit partage cette conviction : « L’important, c’est que les utilisateurs s’approprient le logiciel et qu’il leur soit vraiment utile. »
Pour répondre à cette exigence, le projet a progressivement pris de l’ampleur. L’équipe prévoyait initialement trois mois de développement. Elle a finalement enrichi l’outil pendant quatorze mois et est passée de trois à près de dix personnes, développeurs compris. « Des défis, pas des difficultés », souligne Vanessa H. Mohit, qui intègre en continu les dernières avancées technologiques pour bâtir un outil durable.
Ce travail se traduit aujourd’hui par de premiers résultats concrets. Les utilisateurs ont récemment monté puis entièrement finalisé un contrat en deux jours seulement, « un résultat palpable » pour Joëlle Andrianarijaona. Les retours vont dans le même sens : lors d’un webinaire, les employeurs ont salué une plateforme logique et intuitive, qu’ils prennent en main sans accompagnement.
La plateforme facilite aussi l’accès à l’information. Benoît Cayron-Renaux a ainsi obtenu seul et en cinq minutes une donnée qui demandait auparavant de croiser dix tableaux. Le CFA ARFA déploie désormais des tableaux de bord et se dote d’un véritable outil de pilotage : « une vision fiable et à l’instant T ».
La maîtrise des données, l’envie d’aller plus loin ensemble
Au-delà des gains de temps, la plateforme offre un autre atout majeur : l’ARFA maîtrise désormais pleinement ses données, dans le strict respect du RGPD. « C’est comme si le cloud de votre téléphone, au lieu d’être chez Apple, était dans votre appartement », illustre son directeur.
Ces premiers acquis ouvrent de nouvelles perspectives. ARFA Connect a été conçu pour évoluer, grandir et se perfectionner. À terme, l’équipe imagine une nouvelle génération de l’outil qui pourrait bénéficier à d’autres structures, notamment aux CFA hors les murs, pour lesquels aucune solution spécifique n’existe aujourd’hui à sa connaissance. « On a pensé cet outil pour nous, mais on s’est dit qu’on pourrait aussi en faire profiter d’autres », confie Benoît Cayron-Renaux. Une ambition fidèle à la vocation historique de l’ARFA : accompagner l’ensemble de son écosystème.
Cette volonté de partage fait écho à l’histoire même du projet. Car derrière la plateforme, cette aventure aura surtout réuni des talents venus d’univers différents. « On a chacun nos forces, on fait un beau puzzle ensemble », sourit Vanessa H. Mohit.
